วิทยาลัยมาร์ลโบโรห์มาเลเซีย
ในเบื้องต้น เราตระหนักว่าเราต้องการพันธมิตรที่ทุ่มเท ซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการด้านการทำสำเนาและมัลติมีเดียทั้งหมดของเรา แคนนอนจึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับผลิตภัณฑ์และโซลูชันเกี่ยวกับภาพที่หลากหลายเหล่านั้น และเพราะหัวใจสำคัญสำหรับเราคือการทุ่มเทของทีมแคนนอนในการให้บริการและความพยายามอย่างเต็มที่เพื่อตอบสนองต้องการที่เฉพาะเจาะจงทั้งหมดของเรา กล่าวได้ว่าการทำงานกับแคนนอนถือเป็นประสบการณ์ที่น่ายินดีอย่างแท้จริง
Mr. Paul Lee
IT Manager
Marlborough College Malaysia
สรุปโดยภาพรวม
บททดสอบ
- ตอบสนองความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้
- มีการควบคุมการใช้งาน
- บริหารค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การแก้ไข
- โซลูชันการจัดการการพิมพ์ uniFLOW
- อุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น imageRUNNER ADVANCE
ผลลัพธ์
- สามารถสั่งพิมพ์งานได้สะดวกทุกที่ทุกเวลา
- ควบคุมงานพิมพ์และถ่ายเอกสารได้เป็นอย่างดี
- ลดของเสียและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ภาพรวมขององค์กร
วิทยาลัยมาร์ลโบโรห์มาเลเซีย ก่อตั้งขึ้นในปีพ.ศ. 2555 เป็นโรงเรียนในเครือของวิทยาลัยมาร์ลโบโรห์ในเมืองวิลท์เชียร์ สหราชอาณาจักร เป็นสถาบันการศึกษาที่มุ่งมั่นเน้นสู่ความเป็นเลิศ คณาจารย์ของมหาวิทยาลัยเป็นผู้มีประสบการณ์มากมายในด้านการถ่ายทอดการศึกษาที่มีคุณภาพ โรงเรียนนานาชาติสหศึกษาแห่งสหราชอาณาจักรนี้ประกอบด้วยโรงเรียนเตรียมประถมศึกษาสำหรับเด็กอายุ 3-12 ปี และโรงเรียนมัธยมศึกษาตอนปลายสำหรับนักเรียนประจำและแบบไปเช้าเย็นกลับที่มีอายุ 13 ถึง 18 ปี ปัจจุบันมีนักเรียนประมาณ 900 คน จาก 45 สัญชาติ
ความท้าทาย
กำหนดทิศทางที่ชัดเจน
ในฐานะที่เป็นสถาบันที่อายุน้อยและมีพลวัตอยู่ตลอดเวลา ทีมไอทีของวิทยาลัยมาร์ลโบโรห์มาเลเซีย (MCM) จึงตระหนักดีว่าโซลูชั่นด้านไอทีที่ต้องการคือต้องสามารถอำนวยความสะดวก มีการควบคุม และลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขาได้แสดงเจตจำนงอย่างหนักแน่นว่าผู้ให้บริการที่ได้รับเลือกสรรจะต้องสามารถเสนอบริการได้ทั้งอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น (MFD) และโซลูชันการจัดการการพิมพ์ได้ตามที่พวกเขาต้องการ
ตอบสนองความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้
ทุกวันนี้ เจ้าหน้าที่ในวิทยาลัยต่างไม่ได้อยู่ประจำเฉพาะที่โต๊ะทำงาน และต้องอ่านอีเมลรวมถึงเอกสารอื่นๆ ผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ MCM จึงต้องการยกระดับความสะดวกนี้ขึ้นไปอีกระดับ นั่นคือการสั่งพิมพ์งานได้จากอุปกรณ์ของตนไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม นอกจากนี้ วิทยาลัยยังต้องการให้เจ้าหน้าที่สามารถรับงานพิมพ์จากอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นที่สะดวกที่สุดสำหรับพวกเขาได้อีกด้วย
มีการควบคุมการใช้งาน
MCM ตระหนักดีว่าเมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์และการทำสำเนาที่ไม่สามารถควบคุมได้มีส่วนทำให้ค่าใช้จ่ายโดยรวมเพิ่มขึ้นและกลายเป็นความหายนะสำหรับการบริหาร พวกเขาต้องการควบคุมอย่างเข้มงวดตั้งแต่จุดเริ่มต้นว่าใครมีสิทธิ์พิมพ์หรือถ่ายสำเนา ตัวอย่างเช่น การพิมพ์สีควรจำกัดไว้สำหรับผู้ใช้บางรายและควรมีความรัดกุมในการถ่ายสำเนา และที่สำคัญที่สุดคือ MCM จะต้องสามารถติดตามและควบคุมการใช้งานการพิมพ์ การถ่ายสำเนา รวมถึงระบุความรับผิดชอบของผู้ใช้ที่ชัดเจนได้
บริหารค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เช่นเดียวกับองค์กรอื่นๆ การจัดการค่าบริหารจัดการให้ได้ต่ำสุดเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับการบริหาร MCM ต้องการพันธมิตรที่ไม่เพียงแต่สามารถจัดหาโซลูชั่นการพิมพ์และการถ่ายสำเนาที่พวกเขาต้องการเท่านั้น แต่ยังต้องการเครื่องมือที่จะช่วยพวกเขาสามารถจัดการและควบคุมต้นทุนค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความรับผิดชอบ
การแก้ปัญหา
ผู้ให้บริการแบบครบวงจร
แคนนอนเป็นผู้ให้บริการแบบครบวงจรที่ตรงตามข้อกำหนดของ MCM ซึ่งนอกจากโซลูชั่น MFD และการจัดการการพิมพ์แล้ว แคนนอนยังมีเครื่องพิมพ์ โปรเจคเตอร์ และกล้องที่เหมาะกับการใช้งานของวิทยาลัยอีกด้วย ทีมงานของแคนนอนได้ทุ่มเทความพยายามเป็นพิเศษเพื่อให้ฝ่ายบริหาร MCM ได้ตรวจสอบแนวคิดสำหรับโซลูชันที่หลากหลายเพื่อพิจารณาว่าโซลูชันใดเหมาะสมกับความต้องการของพวกเขามากที่สุด ท้ายที่สุด โซลูชันการจัดการการพิมพ์ uniFLOW ก็ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเหมาะสมที่สุด ด้วยการกำหนดเส้นทางอัจฉริยะสำหรับการพิมพ์ที่ปลอดภัยและฟีเจอร์การบัญชีที่เชื่อถือได้ ดังนั้นอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น imageRUNNER ADVANCE มากกว่า 30 เครื่องจึงได้ถูกนำมาใช้ทั่วทั้งวิทยาลัย
ผลลัพธ์
ประหยัดค่าใช้จ่าย
ด้วยโซลูชันของแคนนอนที่นำมาใช้ เจ้าหน้าที่ของ MCM สามารถเลือกสั่งพิมพ์เอกสารได้จากทุกที่ในวิทยาลัย ซึ่งงานพิมพ์เหล่านี้จะถูกส่งไปรอไว้ที่เซิร์ฟเวอร์การพิมพ์ส่วนกลาง หลังจากการตรวจสอบสิทธิ์ผู้ใช้โดยใช้บัตรเจ้าหน้าที่ของ MCM ในการยืนยันตัวตนแล้ว งานพิมพ์จะถูกส่งไปยัง MFD ในตำแหน่งที่ผู้ใช้สะดวกรับมากที่สุด
เนื่องจากงานพิมพ์จะถูกปล่อยออกมาหลังจากการตรวจสอบสิทธิ์เท่านั้น ผู้ใช้สามารถปฏิเสธที่จะพิมพ์งานหากมีความผิดพลาดในการส่ง หรือยกเลิกการพิมพ์กรณีที่ผู้สั่งพิมพ์ลืมนำออกจากเครื่อง รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้สามารถทำให้วิทยาลัยสามารถระหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับกระดาษและผงหมึกได้อย่างมากในระยะยาว
ส่งเสริมการใช้อย่างมีความรับผิดชอบ
คุณสมบัติฟีเจอร์การบัญชีสำหรับการพิมพ์เอกสาร จะมีการสร้างรายงานเชิงลึกเกี่ยวกับรูปแบบการใช้งานและการใช้อุปกรณ์ซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบทราบว่าใครกำลังพิมพ์อะไร ที่ไหนและเมื่อไหร่ ตลอดจนเข้าใจวิธีการใช้งานอุปกรณ์แต่ละเครื่องและตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานว่าอยู่ในระดับสูงสุดหรือไม่ ข้อมูลนี้มีค่าสำหรับ MCM สำหรับการวิเคราะห์และการวางแผนการจัดการในอนาคต
ยืดอายุการใช้งานสูงสุด
เนื่องจากแคนนอนเป็นผู้ให้บริการหลักของโซลูชัน uniFLOW จึงพร้อมสำหรับบริการสนับสนุนตลอดเวลา และด้วยการสนับสนุนที่ไม่หยุดนิ่งของแคนนอนทำให้บรรลุข้อตกลงระดับการบริการพิเศษ โดยจะมีช่างเทคนิคเข้าเยี่ยมวิทยาลัยสัปดาห์ละครั้งเพื่อดำเนินการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน และทำให้มั่นใจว่า MFD ทั้งหมดอยู่ในสภาพดีเยี่ยมเสมอ