Fan, Chan & Co. Limited
โซลูชันการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ Therefore™ ของแคนนอน ช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน และทำให้การฝึกอบรมบุคลากรใหม่ง่ายขึ้นมาก ยิ่งไปกว่านั้น เราขอขอบคุณบริการ Scanning Service ของแคนนอนเป็นอย่างยิ่งเนื่องจากบริการจัดการแบบครบวงจรนี้ช่วยให้บริษัทของเราค่อยๆ ปรับเปลี่ยนไปเป็นสถานที่ทำงานแบบไร้กระดาษได้อย่างง่ายดาย
Ms. Vickie Fan
Managing Partner
Fan, Chan & Co. Limited
สรุปโดยภาพรวม
บททดสอบ
- งานที่ต้องทำซ้ำซากทำให้พนักงานเกิดความท้อแท้
- ค่าใช้จ่ายการดำเนินการและการจัดเก็บมีมูลค่าสูง
- ความยากลำบากในการสืบค้นและดึงเอกสารที่ต้องการโดยเฉพาะ
- การไม่สามารถแบ่งปันใช้งานเอกสารได้ในเวลาเดียวกันจะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง
การแก้ไข
- โซลูชันการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ Therefore™
- บริการ Professional Scanning Service
ผลลัพธ์
- งานแบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มกำลังใจและปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานได้
- ประหยัดค่าใช้จ่ายโดยทำให้ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและการจัดเก็บลดลง
- การแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอลเพื่อให้การสืบค้นและดึงเอกสารออกมาได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว
- การจัดเก็บเอกสารบนระบบคลาวด์ เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารและความปลอดภัยของข้อมูล
ภาพรวมธุรกิจ
Fan, Chan & Co. Limited เป็นบริษัทสมาชิกของ Nexia International ซึ่งเป็นบริษัทตรวจสอบบัญชีและที่ปรึกษาอิสระที่มีเครือข่ายทั่วโลก บริการหลักที่สำคัญได้แก่การตรวจสอบบัญชี, งานภาษี, งานการบัญชีและบริการเลขานุการสำหรับบริษัท SMEs, บริษัทข้ามชาติและบริษัทจดทะเบียน จึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่การทำงานประจำวันของพวกเขาคือการจัดการกับเอกสารฉบับพิมพ์ต่างๆ จำนวนมาก ซึ่งการใช้เอกสารกระดาษเหล่านี้ทำให้กระบวนการทำงานของพนักงานมีความยุ่งยากและใช้เวลานานอย่างไม่ต้องสงสัย ส่งผลให้การแบ่งปันข้อมูลและการสื่อสารกับทีมภายในองค์กรไม่มีประสิทธิภาพ
ด้วยประสบการณ์มากมายในการจัดการข้อมูลของแคนนอน ฮ่องกง ทีมงานจึงนำเสนอโซลูชันการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ Therefore™ Online และบริการ Professional Scanning Service ให้แก่ Fan, Chan & Co. Limited ด้วยเหตุนี้จึงมีการสร้างการเชื่อมต่อที่ใกล้ชิดระหว่างสำนักงานในฮ่องกงและเซินเจิ้นผ่านแพลตฟอร์มคลาวด์ซึ่งช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับการทำงานร่วมกันข้ามพรมแดนและทำให้เกิดเปลี่ยนผ่านองค์กรไปสู่ยุคดิจิตอลในที่สุด
ความท้าทาย
การจัดการงานที่ซ้ำๆ
สำหรับ Fan, Chan & Co. Limited พนักงานถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของพวกเขา งานที่น่าเบื่อและซ้ำซากจำเจทำให้พนักงานใหม่ไม่มีแรงกระตุ้นมากพอที่จะอยากปรับตัวให้เข้ากับกระบวนการทำงานจนนำไปสู่อัตราการลาออกที่สูง ส่งผลให้เสียทั้งเวลาและทรัพยากรในการว่าจ้างพนักงานใหม่ ด้วยการแนะนำโซลูชัน Therefore™ Online และบริการ Professional Scanning Service ของแคนนอน งานที่ต้องทำแบบแมนนวลได้ถูกเปลี่ยนไปเป็นการทำงานแบบอัตโนมัติโดยที่ไฟล์จะถูกแปลงเป็นดิจิตอล, ซิงโครไนซ์และจัดเก็บบนแพลตฟอร์มคลาวด์ การออกแบบที่ใช้งานง่ายที่นำมาใช้ในระบบช่วยให้พนักงานที่มีอยู่เดิมและพนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติในขั้นตอนการทำงานแบบใหม่ที่ไม่ใช้กระดาษได้อย่างง่ายดายและรักษาผลิตภาพและประสิทธิภาพการทำงานในระดับสูง
ลดค่าใช้จ่ายการดำเนินการและการจัดเก็บที่มีมูลค่าสูง
เช่นเดียวกับสำนักงานบัญชีอื่นๆ Fan, Chan & Co. Limited ต้องเก็บเอกสารกระดาษของลูกค้าจำนวนมากเพื่อใช้ในการบริการด้านบัญชีและการตรวจสอบบัญชี เมื่อกระดาษมีจำนวนมากจนล้นพื้นที่ของบริษัท พวกเขาจึงต้องเช่าพื้นที่ในคลังสินค้าเพื่อจัดเก็บเอกสารฉบับพิมพ์ ซึ่งทำให้มีค่าใช้จ่ายสูง ยุ่งยากและใช้เวลานานมากในเวลาที่ต้องการเข้าถึงเอกสารบางอย่าง
ด้วยการแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิตอลและจัดเก็บไว้บนแพลตฟอร์มคลาวด์ Fan, Chan & Co. Limited สามารถลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการและการจัดเก็บที่ไม่จำเป็น ยิ่งไปกว่านั้นในขณะที่บริษัทค่อยๆ เปลี่ยนสำนักงานของพวกเขาให้กลายเป็นสถานที่ทำงานแบบไร้กระดาษ ปัญหาในการเก็บกระดาษไว้นานแล้ว ทำให้กระดาษเปลี่ยนสีก็หมดไป
เพิ่มผลิตภาพการทำงานด้วยการสืบค้นและดึงเอกสารออกมาได้อย่างง่ายดาย
ในการสืบค้นเอกสารเฉพาะเรื่องภายในคลังเก็บเอกสารขนาดใหญ่นั้นทั้งใช้เวลานานและยากลำบาก ปัญหานี้เพิ่มมากขึ้นเมื่อต้องเสียเวลาเพิ่มเติมในการดึงเอกสารที่เก็บไว้ในสถานที่ทางกายภาพอื่น แต่ด้วยการใช้ประโยชน์จากโซลูชัน Therefore™ Online และการบริการ Professional Scanning Service ของแคนนอน เอกสารจึงถูกแปลงเป็นดิจิตอล, ซิงโครไนซ์และจัดเก็บบนแพลตฟอร์มคลาวด์ได้อย่างราบรื่น ในตอนนี้การจัดทำดัชนีและการจัดหมวดหมู่เอกสารทำให้พนักงานค้นหาโดยใช้คีย์เวิร์ดและดึงไฟล์ออกมาใช้ได้ง่ายขึ้นแทบจะในทันที
การแก้ปัญหา
เปิดใช้งานการแบ่งปันเอกสารแบบเรียลไทม์ในขณะเดียวกันก็รับประกันความปลอดภัยของข้อมูล
เนื่องจากสำนักงานตั้งอยู่ในฮ่องกงและเซินเจิ้น จึงเคยเป็นเรื่องยากมากที่พนักงานทั้งสองแห่งจะสามารถใช้เอกสารร่วมกันในเวลาเดียวกันเนื่องจากต้องใช้เวลาพอสมควรในการส่งเอกสารระหว่างสำนักงาน ทว่าการแชร์ไฟล์ระหว่างพนักงานหลายคนพร้อมกันบนแพลตฟอร์มคลาวด์ด้วย Therefore™ Online ของแคนนอน สามารถทำการแชร์ไฟล์ระหว่างพนักงานหลายคนพร้อมกันผ่านแพลตฟอร์มคลาวด์ได้ ซึ่งไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ยังช่วยปรับปรุงคุณภาพการบริการอีกด้วย ระบบนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับพนักงานแต่ละคน ตลอดจนข้อมูลตรวจสอบ, การควบคุมเวอร์ชันและการล็อกไฟล์ มาตรการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้ป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลสูงสุด
ผลลัพธ์
การเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้ขั้นตอนการทำงานง่ายขึ้น
กระบวนการทำงานแบบเดิมต้องมีการส่งเอกสารทางกายภาพจำนวนมากซึ่งใช้เวลาอย่างน้อยสองวันทำการจากสำนักงานฮ่องกงไปยังเซินเจิ้น สิ่งนี้ทำให้การทำงานมีความล่าช้าเป็นอย่างมากและส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวม
ด้วยการใช้งานโซลูชัน Therefore™ Online ของแคนนอน ทำให้พนักงานของ Fan, Chan & Co. สามารถเข้าถึงเอกสารที่แชร์ผ่านแพลตฟอร์มคลาวด์ได้โดยสะดวก ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถเรียกดูเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ส่งผลให้สามารถประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายและเวลาได้มากขึ้น และด้วยประสิทธิภาพในการทำงานและการตรวจสอบย้อนกลับของข้อมูลที่ดีขึ้น ทำให้คุณภาพการบริการสูงขึ้นตามไปด้วยเช่นกัน
โซลูชัน Therefore™ Online ได้ทำให้ขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจของ Fan, Chan & Co. Limited ง่ายขึ้นและเพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ช่วยประหยัดเวลาของพนักงานเพื่อจะได้มุ่งเน้นหน้าที่ไปยังธุรกิจที่สำคัญอื่น ๆ การเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปสู่สำนักงานที่ทำงานแบบไร้กะดาษยังสร้างความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้นระหว่างสำนักงานในฮ่องกงและเซินเจิ้น ทำให้การแบ่งปันข้อมูลและการทำงานร่วมกันข้ามพรมแดนเป็นไปอย่างราบรื่น