Prestige Estates Projects Limited
Prestige Group ได้รับการยกย่องมาอย่างยาวนานจากทั้งในวงการและพันธมิตรทางธุรกิจว่าเป็นบริษัทแห่งนวัตกรรม ซึ่งเรามีความมุ่งมั่นที่จะรักษาภาพลักษณ์นี้ไว้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
Mr. Milan Khurana
Executive Director
The Prestige Group's HR, Admin & IT
สรุปโดยภาพรวม
บททดสอบ
- การค้นหาเอกสารฉบับจริงด้วยตนเองอย่างไม่มีประสิทธิภาพ
- เอกสารสูญหายหรือจัดเก็บผิดที่ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อกระบวนการทางธุรกิจ
- ไม่สามารถติดตามการเข้าถึงเอกสารของบุคลากรได้
- ขาดแนวทางการตรวจสอบเอกสารที่เหมาะสม
การแก้ไข
- โซลูชั่นการจัดการเอกสาร Therefore™
- เครื่องสแกนเอกสาร imageFORMULA
ผลลัพธ์
- เรียกค้นข้อมูลทำได้ง่ายและรวดเร็ว
- ไม่มีปัญหาเอกสารสูญหายหรือจัดเก็บผิดที่อีกต่อไป
- สามารถติดตามการเข้าถึงข้อมูลของบุคลาการได้โดยง่าย
- มีแนวทางการตรวจสอบเอกสารที่ชัดเจน
ภาพรวมธุรกิจ
Prestige Estates Projects Limited เป็นบริษัทผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ทางตอนใต้ของอินเดีย ซึ่งนับตั้งแต่ก่อตั้งขึ้นในปี 2529 ได้มีโครงการที่ดำเนินการเสร็จสิ้นไปแล้วกว่า 201 โครงการ ครอบคลุมพื้นที่กว่า 78 ล้านตารางฟุต ปัจจุบันมีสถานะเป็นบริษัทมหาชนที่ดูแลโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ 60 โครงการ ครอบคลุมพื้นที่กว่า 61.33 ล้านตารางฟุต และยังมีอีก 36 โครงการที่อยู่ระหว่างการเตรียมการ Prestige Group ได้สร้างชื่อเสียงให้กับตัวเองอย่างมั่นคงในฐานะหนึ่งในผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดของอินเดียตอนใต้ด้วยการรักษาชื่อเสียงที่มีมานานในสินทรัพย์ทุกประเภท ความเชี่ยวชาญของ Prestige ปรากฏให้เห็นเป็นหลักฐานอยู่ตามเมืองใหญ่ทั่วพื้นที่ทางตอนใต้ของอินเดีย เช่น บังกาลอร์ เจนไน ไฮเดอราบาด โกชิ ไมซอร์ มังกาลอร์ และกัว ซึ่งในฐานะผู้บุกเบิกอุตสาหกรรมนี้ Prestige ได้เป็นพัฒนาห้างสรรพสินค้าสำหรับค้าปลีก ชุมชนเมืองขนาดใหญ่ อุทยานเทคโนโลยี วิลล่าหรู เขตเศรษฐกิจพิเศษ (SEZ) และโรงแรม เช่น คอนราด, เชอราตัน แกรนด์และ เจดับบลิว แมริออท
ความท้าทาย
งานจัดการเอกสารที่เพิ่มขึ้น
ในขณะที่ธุรกิจมีการเติบโตอย่างต่อเนื่อง ปริมาณเอกสารที่เกี่ยวกับงานอสังหาริมทรัพย์ก็เพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว ซึ่งรวมถึงเอกสารการขอสินเชื่ออสังหาริมทรัพย์จากธนาคาร โฉนดที่ดิน และเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวกับลูกค้า ตั้งแต่เอกสารการจองไปจนถึงแบบฟอร์มลงทะเบียน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วระยะเวลาเฉลี่ยของการทำโครงการหนึ่งใช้เวลาประมาณ 3-4 ปี ทำให้มีปริมาณเอกสารสำหรับการติดต่อเฉลี่ยประมาณ 250 หน้า ประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเช่น วันที่จอง รายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้า ยูนิต ค่าใช้จ่าย และการชำระเงิน
วิธีการทำงานแบบเก่าในภูมิทัศน์ธุรกิจใหม่
ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา Prestige มีการเก็บรวบรวมเอกสารฉบับพิมพ์กระดาษจำนวนมากที่บุคลากรจากแผนกกฎหมาย ฝ่ายการขาย ฝ่ายการตลาด และ CRM ของบริษัทมักจำเป็นต้องใช้อยู่เสมอ กระบวนการค้นเอกสารเป็นค้นหาด้วยมือเป็นหลักโดยใช้บุคลากรของทีมควบคุมเอกสารในการทำหน้าที่ เริ่มจากบุคลากรจากแผนกต่างๆ จะส่งใบคำร้องขอเอกสารที่ต้องการเป็นอันดับแรก จากนั้นสมาชิกของทีมจะเริ่มไปค้นเอกสารในตู้เก็บเอกสารและมอบสำเนาเอกสารให้ผู้ที่ร้องขอ หลังจากใช้เอกสารเสร็จ เอกสารจะถูกรวบรวมและส่งกลับเพื่อจัดเก็บเข้าไฟล์ตามเดิม การติดตามการนำเข้า-ส่งออกของเอกสารแต่ละฉบับจะใช้สมุดบันทึกเป็นหลัก
ความต้องการความเร็วและความรับผิดชอบ
โดยทั่วไป การติดต่อสื่อสารกับลูกค้ามักดำเนินการผ่านทางอีเมล ความถูกต้องของข้อมูลและความเร็วในการค้นหาข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญมาก สำหรับภูมิทัศน์ทางธุรกิจในปัจจุบันที่มีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี กระบวนการทางเอกสารแบบเก่าไม่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรอีกต่อไป นอกจากกระบวนการค้นหาที่ใช้เวลานานแล้ว บริษัทยังประสบกับปัญหาเอกสารสำคัญสูญหายหรือถูกเก็บไว้ผิดที่ ขาดแนวทางการตรวจสอบเอกสารที่ชัดเจนและการติดตามเอกสารไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ
การแก้ปัญหา
เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ
การนำโซลูชันการจัดการเอกสาร (DMS) อย่าง Therefore™ ของแคนนอนมาใช้ได้ช่วยปรับปรุงกระบวนการค้นหาเอกสารของ Prestige อย่างมาก ทำให้บุคลากรแผนกต่างๆ สามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย ด้วยการสร้างตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และบันทึกเอกสารฉบับพิมพ์โดยใช้เครื่องสแกนเอกสาร imageFORMULA ของแคนนอน จากนั้นจึงจัดทำดัชนีและจัดระเบียบเอกสารที่สแกนไปไว้ที่เดียวกับเอกสารประเภทเดียวกันอื่นๆ ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ความสามารถในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ทีมควบคุมเอกสารสามารถตรวจสอบและควบคุมเส้นทางการใช้ข้อมูลภายในบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถกำหนดกระบวนการทำงานและนโยบายการจัดเก็บเอกสารได้อย่างยืดหยุ่น ผู้ใช้จะทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมจัดการเอกสารในการอัปโหลดเอกสารใหม่เข้าสู่ระบบเพื่อรักษาความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล
โซลูชันที่ใช้งานง่าย
ผลลัพธ์
