Professional Testing Services
ซอฟต์แวร์จัดเก็บไฟล์เอกสารของแคนนอน ช่วยแก้ปัญหาด้านการปฏิบัติงานและกระบวนการทำงาน เช่นปัญหาการเก็บรักษาข้อมูลและการรั่วไหลของข้อมูลภายในองค์กร ทำให้เราสามารถสำรองข้อมูลแบบเสมือน จัดเก็บและสืบค้นข้อมูลได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย
Mr. Ming Quan
Assistant Laboratory Manager
Professional Testing Services
สรุปโดยภาพรวม
บททดสอบ
- ไม่มีระบบติดตามเอกสารในองค์กร
- กระบวนการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ
การแก้ไข
- โซลูชั่นการจัดการข้อมูล Therefore
ผลลัพธ์
- ความแม่นยำในการจัดการค้นหาเอกสาร
- กระบวนการทำงานมีความคล่องตัว
- เวลาที่สูญเสียไปจากการหยุดทำงานลดลง
ภาพรวมของธุรกิจ
ในอุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซตลอดจนภาคส่วนอุตสาหกรรมนอกชายฝั่งและทางทะเล การทดสอบในห้องปฏิบัติการมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการรับรองการควบคุมคุณภาพสำหรับส่วนประกอบที่สำคัญต่างๆ เช่น หม้อไอน้ำ ระบบท่อ รวมถึงตัวเรือขนส่ง ซึ่งก่อนดำเนินการติดตั้ง ส่วนประกอบที่สำคัญเหล่านี้จะต้องผ่านการทดสอบทุกขั้นตอนอย่างเข้มงวดตั้งแต่ก่อนการผลิต ในระหว่างการผลิต และหลังการผลิต
บริษัท Professional Testing Services (PTS) ซึ่งมีสำนักงานใหญ่อยู่ที่สิงคโปร์จึงได้เข้ามามีบทบาทในการดำเนินการขั้นตอนเหล่านี้ โดย PTS มีความเชี่ยวชาญด้านการตรวจสอบวัสดุกลุ่มเหล็ก/วัสดุนอกกลุ่มเหล็กรวมถึงการตรวจสอบรอยเชื่อมด้วยวิธีการทดสอบทั้งแบบทำลายและไม่ทำลาย ในขณะเดียวกันการจัดการงานสนับสนุนเบื้องหลังเพื่อให้การปฏิบัติงานทุกขั้นตอนเป็นไปอย่างราบรื่นนั้นจะอยู่ภายใต้การดูแลของทีมงานที่ PTS
Zheng Ming Quan ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายห้องปฏิบัติการของ PTS กล่าวว่า "ความรับผิดชอบของผมรวมถึงการควบคุมและจัดการการดำเนินงานภายในของห้องปฏิบัติการ ตั้งแต่งานธุรการ เช่น การบริหารการจัดซื้อและการจัดการทรัพยากร ไปจนถึงงานด้านเทคนิคอื่นๆ เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงาน วัตกรรมที่ใช้ในการพัฒนาการดำเนินงาน รวมถึงการวิจัยและพัฒนา” งานส่วนของ Ming Quan คือการทำให้แน่ใจว่ามีระบบที่เหมาะสมในการจัดการและจัดเก็บข้อมูลการทดสอบทั้งหมดที่รวบรวมไว้ที่ PTS ซึ่งถือเป็นงานที่ค่อนข้างจัดการยาก
ความท้าทาย
ความถูกต้องแม่นยำสำคัญที่สุด
“ผมเคยเก็บสำเนาข้อมูลของเราไว้เป็นแบบกระดาษ ซึ่งถือว่าเพียงพอในระดับหนึ่งแล้ว แต่การค้นเอกสารบางฉบับตามแถวของแฟ้มที่ดูเหมือนๆ กันก็เป็นงานที่ยุ่งยากมาก” Ming Quan ทำหน้าเบื่อ "นอกจากนี้ยังมีปัญหาเพิ่มขึ้นมาคือการเก็บแฟ้มข้อมูลไว้ผิดที่ ซึ่งยากที่จะตามหาตัวคนเก็บและการหาแฟ้มนั้นกลับมาต้องใช้เวลานานมาก"
นอกจากนี้ โดยทั่วไปจะต้องมีการส่งชิ้นงานตัวอย่างและผลการทดสอบไปยังแผนกต่างๆ ภายในห้องปฏิบัติการซึ่งต้องดำเนินการให้ถูกต้องและรวดเร็วที่สุด ไม่อย่างนั้น ดีที่สุดก็คืองานล่าช้า และอย่างที่แย่ที่สุดก็คือข้อมูลที่ส่งนั้นไม่สามารถนำไปใช้ได้และเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็นเนื่องจากใช้ชิ้นงานตัวอย่างและเงื่อนไขการทดสอบที่ไม่ถูกต้อง "ก่อนหน้านี้ เรามีการใช้แบบฟอร์มคำขอแบบกระดาษสำหรับการส่งคำแนะนำเกี่ยวกับการทดสอบ ข้อมูลลูกค้า และคำขอจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง ซึ่งวิศวกรของเรามักจะต้องใช้เวลานานมากในตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับและก่อให้เกิดความล่าช้าโดยไม่จำเป็น”
การแก้ปัญหา
อย่างไรก็ตาม หลังจากนำโซลูชันซอฟต์แวร์แบบปรับแต่งเองโดยเฉพาะของแคนนอนมาใช้ การทำงานของ PTS ก็ได้เปลี่ยนไปอย่างมาก โซลูชั่นการจัดการข้อมูล Therefore ของแคนนอน ได้ช่วยให้สามารถสำรองข้อมูลแบบไฟล์เก็บถาวร จัดเก็บและจัดทำดัชนีเอกสารของ PTS ในรูปแบบเอกสารดิจิทัลเพื่อให้สามารถค้นคืนได้ง่าย รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยสามารถส่งเอกสารดิจิทัลเหล่านี้ไปยังผู้รับที่ต้องการได้ในภายหลัง การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลยังหมายถึงข้อมูลทั้งหมดที่แบ่งปันระหว่างแผนกต่างๆ มีความถูกต้อง โปร่งใสตรวจสอบได้ และเพิ่มระดับของความรับผิดชอบได้มากขึ้น ซอฟต์แวร์นี้ยังถูกรวมเข้ากับเครื่องพิมพ์ของแคนนอนจึงสามารถสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษ แปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและจัดทำดัชนีเอกสารนั้นได้โดยอัตโนมัติเพื่อให้สามารถเข้าถึงในภายหลัง
Ming Quan กล่าวว่า "โซลูชั่นการจัดการข้อมูล Therefore ของแคนนอน ช่วยแก้ปัญหาด้านการปฏิบัติงานและกระบวนการทำงาน เช่นปัญหาการเก็บรักษาข้อมูลและการไหลของข้อมูลภายในองค์กร ทำให้เราสามารถสำรองข้อมูลแบบเสมือน จัดเก็บและสืบค้นข้อมูลได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย”
ผลลัพธ์ที่ได้
อย่างไรก็ตาม ปัญหาเหล่านี้ไม่เกิดขึ้นในกรณีการบริการของแคนนอน เมื่อ PTS จำเป็นต้องทำการอัปเกรดระบบจัดเก็บและจัดการเอกสาร Therefore DMS 2011 Business Edition ของแคนนอน ที่ปรึกษาด้านเทคนิคอาวุโส James Lim ได้เข้ามาดูแลปฏิบัติการทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าการอัปเกรดระบบจะเป็นไปอย่างราบรื่น ซึ่งนอกจากการถ่ายโอนฐานข้อมูลที่มีอยู่จากซอฟต์แวร์เก่าไปยังซอฟต์แวร์ใหม่แล้ว James ยังติดตามงานอยู่ในสำนักงานเป็นเวลานานจนบางครั้งก็อยู่จนถึงดึกดื่นเพื่อปรับแต่งระบบให้เสร็จสิ้นและสามารถใช้การได้อย่างสมบูรณ์โดยเร็วที่สุด
ในปี 2557 เซิร์ฟเวอร์หลักของ PTS เกิดปัญหาจากข้อบกพร่องของฮาร์ดแวร์ที่สำคัญโดยไม่คาดคิด ซึ่งทำให้ฐานข้อมูลเอกสารของทั้งบริษัทตกอยู่ในความเสี่ยงและทำให้กระบวนการทำงานที่สำคัญติดขัด โชคดีที่ James ให้ความช่วยเหลือทางโทรศัพท์แม้จะได้รับแจ้งตอนดึก และต้องอยู่ทำงานในสำนักงานของ PTS ในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อติดตั้งเซิร์ฟเวอร์สำรองใหม่รวมถึงการโหลดฐานข้อมูลของซอฟต์แวร์ Therfore เข้าไปใหม่ จากนั้นภายในวันจันทร์ ทุกอย่างกลับมาเป็นปกติโดยสำนักงานมีการหยุดทำงานน้อยที่สุดและไม่มีข้อมูลใดสูญหาย
สุดท้ายแล้ว แคนนอนเชื่อมั่นเสมอว่าไม่เพียงแต่คุณภาพของผลิตภัณฑ์ของเราเท่านั้น การบริการยังถือเป็นสิ่งสำคัญในการมอบประสบการณ์ที่ครอบคลุมให้กับลูกค้าของเรา และ "Delighting You Always" จึงเป็นมากกว่าสโลแกนทางการตลาด เพราะนี่คือความเชื่อที่แคนนอนยึดมั่นในทุกขั้นตอน
"โซลูชั่นการจัดการข้อมูล Therefore ของแคนนอน ช่วยแก้ปัญหาด้านการปฏิบัติงานและกระบวนการทำงาน เช่นปัญหาการเก็บรักษาข้อมูลและการไหลของข้อมูลภายในองค์กร ทำให้เราสามารถสำรองข้อมูลแบบเสมือน จัดเก็บและสืบค้นข้อมูลได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย” Ming Quan ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายห้องปฏิบัติการ, PTS