SEAOIL Philippines Inc.
SEAOIL มีประสบการณ์เกี่ยวกับปัญหาที่ท้าทาย ก่อนที่จะก้าวเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่เป็นอัตโนมัติและพัฒนาแล้วของแคนนอน หลังการใช้งาน Therefore™ เราได้รับประโยชน์มากมายเช่น การปรับปรุงด้านการบริการลูกค้า ขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทันสมัยและระบบที่มีความสะดวกมากขึ้น อีกทั้งยังตอบโจทย์การเรียกดูเอกสารที่เป็นความลับของเราได้อย่างปลอดภัย
Ms. Melody Yapson
VP for Strategic Businesses
SEAOIL
สรุปโดยภาพรวม
บททดสอบ
- การทำเอกสารจำนวนมากให้เป็นดิจิตัล
- การเรียกดูค้นหาเอกสารที่มีความยุ่งยาก
- มาตรการความปลอดภัยของเอกสารที่น้อยที่สุด
การแก้ไข
- โซลูชันการจัดการข้อมูล Therefore™
- imageFORMULA document scanners
ผลลัพธ์
- การทำให้เอกสารเป็นแบบดิจิทัลอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- การเรียกใช้ข้อมูลง่ายผ่านแพลตฟอร์มกลาง
- ความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุงด้วยการควบคุมการเข้าถึงเอกสาร
SEAOIL เป็น บริษัทน้ำมันเชื้อเพลิงเอกชนที่ใหญ่ที่สุดในฟิลิปปินส์ ซึ่งก่อตั้งมานับตั้งแต่ปี 2540 และได้กลายเป็นหนึ่งในบริษัทน้ำมันเชื้อเพลิงชั้นนำของประเทศที่มีปั๊มน้ำมันมากกว่า 500 แห่งทั่วประเทศ อีกทั้งยังได้รับรางวัลแฟรนไชส์ยอดเยี่ยมแห่งปีของฟิลิปปินส์ถึงสองปีติดต่อกัน บริษัทมุ่งมั่นที่จะจัดหาผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพสูง ราคาสมเหตุสมผลและยั่งยืนพร้อมกับยึดมั่นในปฏิบัติตามคำมั่นสัญญา "เติมพลังเพื่อมุ่งสู่อนาคตที่ดีกว่า (Fueling a Better Future)" ในขณะเดียวกัน
ปัญหาในกระบวนการดำเนินงาน
เพื่อให้ทันกับฐานลูกค้าที่ขยายตัวขึ้นอย่างต่อเนื่อง SEAOIL ได้มีการจัดทำเอกสารจำนวนมากในทุกวัน การจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพจึงกลายเป็นความท้าทายสำหรับบริษัท เนื่องจากพวกเขามีสัญญาทางกฎหมาย ข้อตกลงและใบอนุญาตที่ถูกเก็บเป็นเอกสารถาวรโดยที่ยังไม่ได้แปลงเป็นดิจิตอลมากกว่า 250,000 หน้า
การดึงข้อมูลกลายเป็นงานที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมากและใช้เวลานานเนื่องจากมีแต่เอกสารฉบับพิมพ์เท่านั้น นอกจากนี้ทีมทำงานที่อยู่ไกลและไม่มีขั้นตอนการทำงานสำหรับเอกสารดิจิตอลจึงส่งผลต่อประสิทธิภาพการดำเนินงานของบริษัทและเป็นอุปสรรคต่อผลิตภาพในการทำงานของพนักงาน นอกจากนี้การขาดมาตรการรักษาความปลอดภัยยังทำให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนตกอยู่ในความเสี่ยงเนื่องจากยากที่จะตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลด้วยกระบวนการทำงานที่มีอยู่
การค้นหาโซลูชันดิจิตอลแบบองค์รวม
เพื่อขจัดข้อบกพร่องและเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงานประจำวัน SEAOIL จึงมีความจำเป็นที่จะต้องแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอลและเปลี่ยนกระบวนการทำงานด้วยตนเอง ไปเป็นแบบอัตโนมัติอย่างเร่งด่วน บริษัทต้องการโซลูชันดิจิตอลแบบครบวงจรที่ไม่เพียงแต่สามารถจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลที่เป็นความลับจำนวนมากได้อย่างเป็นระบบเท่านั้น แต่ยังต้องเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงเอกสารโดยไม่กระทบต่อความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย
บริษัทลดความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจและเริ่มต้นเส้นทางการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิตอลกับแคนนอน
เริ่มต้นการเดินทางสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอล
หลังจากการหารือกับผู้ให้บริการโซลูชันหลายรายอย่างละเอียดแล้ว SEAOIL พบว่ามีเพียงแคนนอนเท่านั้นที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดของพวกเขา เนื่องจาก SEAOIL มีเอกสารทางกฎหมายฉบับพิมพ์จำนวนมากที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งจำเป็นต้องแปลงเป็นดิจิตอลโดยเร็วที่สุด
เพื่อแก้ไขปัญหานี้ แคนนอนได้จัดเตรียมเครื่องสแกนเอกสารความเร็วสูง imageFORMULA ที่ให้การประมวลผลภาพที่รวดเร็วและมีคุณภาพสูงแม้ต้นฉบับจะเป็นเอกสารที่มีอายุมากแล้วก็ตาม ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้มีประสิทธิภาพที่ดีที่สุดในสภาพมี่ต้องมีการสแกนปริมาณมาก เครื่องสแกนยังรองรับการแปลงเอกสารเป็นดิจิตอลอย่างรวดเร็วโดยไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่เพื่อจัดเก็บข้อมูลอีกทั้งยังประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของบริษัท
การสร้างขั้นตอนการทำงานแบบดิจิตอลที่มีประสิทธิภาพด้วยโซลูชัน Therefore™
Therefore™ ได้เสนอโซลูชันการจัดการข้อมูลที่ปรับขนาดได้และมีความปลอดภัยเพื่ออำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอลของ SEAOIL เอกสารที่สแกนจะง่ายต่อการบันทึก จัดทำดัชนีและเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการจัดทำข้อมูลบนแพลตฟอร์มกลางปลอดภัยยิ่งขึ้น
ฝ่ายกฎหมายของ SEAOIL ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารฉบับพิมพ์จำนวนมากทั้งกองเพื่อค้นหาข้อมูลอ้างอิงอีกต่อไป แต่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วผ่านการค้นหาง่ายๆ ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของทีมงานและความพยายามทั้งหมดได้มาก
ทีมกฎหมายยังสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสารและเพิกถอนสิทธิ์ที่มอบให้กับบุคลากรที่ได้รับอนุญาตหลังจากได้รับข้อมูลที่จำเป็นแล้ว ในขณะเดียวกันทีมไอทีของ SEAOIL ก็สามารถจำกัดดาวน์โหลดและพิมพ์เอกสารทางกฎหมายของบุคลากรซึ่งจะช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สร้างพันธมิตรที่สมบูรณ์แบบกับแคนนอน
เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางดิจิตอลเป็นไปอย่างราบรื่น แคนนอนให้การสนับสนุน SEAOIL ตลอดทั้งกระบวนการและดูแลการเปลี่ยนผ่านไปสู่ดิจิตอลให้ประสบความสำเร็จ โซลูชันของแคนนอนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทางธุรกิจของ SEAOIL โดยการรวมการแปลงเอกสารเป็นดิจิตอลอย่างรวดเร็ว ปรับปรุงการดึงข้อมูลให้มีความที่คล่องตัว และการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ดีขึ้นเข้าไว้ด้วยกัน นอกจากนี้การตอบรับเชิงบวกจากพนักงานและลูกค้ายังช่วยเพิ่มมูลค่าให้กับการเปลี่ยนผ่านทางดิจิตอลของพวกเขา
วิธีแก้ปัญหาที่ใช้ได้จริงและการตอบสนองที่ทันท่วงทีช่วยให้มั่นใจได้ว่าการแก้ปัญหาที่ท้าทายของ SEAOIL เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และด้วยการสนับสนุนและความมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศของแคนนอน ทำให้ SEAOIL ในปัจจุบันสามารถมุ่งเน้นการดำเนินงานไปที่ความสามารถทางธุรกิจหลักเพื่อการส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้าของตนได้มากยิ่งขึ้น