จุดเริ่มต้นเล็กๆ ของมหาวิทยาลัยวงศ์ชวลิตกุล (VU) เริ่มจากการก่อตั้งเป็นวิทยาลัยวงศ์ชวลิตกุลในปี พ.ศ 2527 และใน10 ปีต่อมา จึงได้รับสถานะเป็นมหาวิทยาลัยในปี พ.ศ.2537 โดยมีการเปิดสอนหลักสูตรปริญญาตรี 26 หลักสูตร หลักสูตรปริญญาโท 5 หลักสูตร และหลักสูตรปริญญาเอก 4 หลักสูตร ในฐานะมหาวิทยาลัยเอกชนแห่งแรกที่ตั้งอยู่ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือของประเทศไทย ได้ตระหนักถึงหน้าที่รับผิดชอบในการส่งเสริมและบำรุงรักษาเสาหลักทั้งห้าของการศึกษา ได้แก่ การศึกษาวิจัย การบริการทางวิชาการ การสนับสนุนชุมชน การทำนุบำรุงศิลปะและวัฒนธรรม และการอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม ปัจจุบัน VU ได้เปิดสอนหลักสูตรที่หลากหลายใน 9 คณะ โดยให้บริการนักศึกษาประมาณ 5,500 คน

ความต้องการงานพิมพ์และค่าใช้จ่ายในการผลิตที่เพิ่มสูงขึ้นอย่างรวดเร็ว

ด้วยจำนวนนักศึกษาที่เพิ่มขึ้นและการขยายฟังก์ชันการทำงานต่างๆ มากขึ้นตลอดหลายปีที่ผ่านมา ทำให้ความต้องการด้านการพิมพ์และการจัดการเอกสารของ VU เพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ ประกอบกับมีการใช้อุปกรณ์หลากหลายยี่ห้อผสมกันทำให้เป็นอุปสรรคต่อการจัดการและบำรุงรักษาอุปกรณ์ของผู้ดูแลระบบ นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสารได้เพิ่มขึ้นจนอยู่เหนือการควบคุมเนื่องจากขาดระบบการติดตามและควบคุมที่เหมาะสม

ความท้าทายของการบริหารจัดการองค์กรและพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร 

การจัดการเอกสารได้กลายเป็นงานที่สร้างภาระให้กับ VU โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแผนกจัดการกองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษา อย่างไรก็ตามภายใต้ขอบเขตอำนาจของกระทรวงการคลังแห่งประเทศไทย ในปีพ.ศ. 2551 กองทุนเงินให้กู้ยืมเพื่อการศึกษาได้เปลี่ยนมาทำการบริหารงานทางออนไลน์เพื่อให้ข้อมูลและความช่วยเหลือแก่นักเรียนได้ทันที รวมทั้งลดระยะเวลาดำเนินการให้เงินกู้ยืม แต่เนื่องจากกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารไว้เป็นเวลา 10 ปี และการขอกู้ยืมเงินแต่ละครั้งประกอบด้วยเอกสารในรูปแบบต่างๆ โดยเฉลี่ยถึง 50 ฉบับ ทำให้สถาบันการศึกษาต่างๆ รวมถึง VU ต่างต้องเผชิญกับความท้าทายในการจัดเก็บเอกสารของกองทุนเงินให้กู้ยืมเงินที่มากขึ้นเรื่อยๆ ตลอดระยะเวลาหลายปีของการจัดเก็บ เอกสารที่เป็นกระดาษจะถูกนำมาเพื่อการประมวลผลอยู่หลายครั้งในเวลาที่ต่างกัน ซึ่งบางกรณีพบว่ามีเอกสารถูกเก็บไว้ผิดตำแหน่งหรือสูญหาย บางส่วนใช้งานไม่ได้อีกต่อไปเนื่องจากการสึกหรอและฉีกขาดจากการใช้งานต่อเนื่อง ในกรณีดังกล่าวทำให้ VU ไม่สามารถดำเนินการที่เกี่ยวกับการสมัครกองทุนเงินกู้ให้สมบูรณ์ได้

การจับมือทำงานร่วมกันของพันธมิตรที่แข็งแกร่ง

ย้อนกลับไปในปีพ.ศ. 2558 แคนนอนได้เสนอโซลูชั่นการจัดการการพิมพ์ uniFLOW บนอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น 5 เครื่องและเครื่องพิมพ์เลเซอร์ 30 เครื่องที่ VU มีอยู่ ซึ่งเห็นผลว่าค่าใช้จ่ายลดลงและประสิทธิภาพการดำเนินงานเพิ่มขึ้น ทำให้ VU จึงมีความมั่นใจในขีดความสามารถของแคนนอนมากยิ่งขึ้น จนในที่สุด VU ได้มีการเปลี่ยนอุปกรณ์ที่มีอยู่เดิมด้วยอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น imageRUNNER ADVANCE ของแคนนอน ทำให้เกิดความร่วมมือที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นระหว่างทั้งสององค์กร จากการทำงานร่วมกับ VU อย่างใกล้ชิด แคนนอนมีโอกาสได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ทำให้สามารถเข้าใจการดำเนินงานในแต่ละวันได้ดียิ่งขึ้น ทีมงานได้เข้ามาติดตามอย่างใกล้ชิดเพื่อแก้ไขภารกิจอันใหญ่หลวงในการจัดการเอกสารจำนวนมากของ VU ภายในเวลาอันรวดเร็ง แคนนอนก็พบว่าปัญหาดังกล่าวได้ส่งผลกระทบต่อ VU และเป็นสิ่งที่ต้องเผชิญแม้มีความพยายามพัฒนาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารมานานหลายปี ท้ายที่สุดแคนนอนจึงได้นำเสนอโซลูชั่นการจัดการเอกสาร Therefore™ ให้กับมหาวิทยาลัย

มาตรฐานใหม่สำหรับประสิทธิภาพของขั้นตอนการทำงาน

การนำโซลูชั่น Therefore™ มาใช้ช่วยแก้ปัญหา VU ในการจัดการใบสมัคร กองทุนเงินให้กู้ยืมของนักศึกษา เอกสารในรูปแบบต่างๆ ถูกสแกนและจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดายโดยใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร (digital filing cabinet) ที่สร้างขึ้นในระบบ ตัวอย่างเช่น การใช้ Therefore™ ช่วยให้โปรไฟล์ของนักเรียนที่บันทึกในรูปแบบ JPEG ที่เดิมนั้นยากที่จะรวมเข้ากับระบบการจัดการเอกสารใดๆ ไม่เป็นอุปสรรคของการทำงานอีกต่อไป นอกจากนี้ปัญหาเกี่ยวกับการเก็บเอกสารผิดที่หรือเอกสารใช้งานไม่ได้ก็หมดไปเมื่อการค้นหาและเรียกดูเอกสารมีขั้นตอนแค่กดแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ครั้งแล้วคลิกเท่านั้น นอกจากนี้ความปลอดภัยของข้อมูลยังได้รับการปรับปรุงเนื่องจากผู้ดูแลระบบสามารถติดตามการเข้าถึงข้อมูลไม่ว่าจะเป็นใคร เมื่อไหร่ และที่ไหน อีกทั้งการแปลงเอกสารสำคัญเหล่านี้ให้เป็นดิจิทัลยังหมายถึง VU สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลกระดาษ รวมทั้งให้ความอุ่นใจด้วยระบบสำรองเอกสาร

การเป็นพันธมิตรระหว่างแคนนอนและ VU เริ่มต้นปีพ.ศ. 2558 ด้วยการนำซอฟต์แวร์ uniFLOW มาใช้เพียงบางส่วน ซึ่งตลอดหลายปีที่ผ่านมาความไว้วางใจของ VU ที่มีให้แก่แคนนอนได้เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ปัจจุบันโซลูชันของแคนนอนยังคงช่วยให้ VU บรรลุวัตถุประสงค์ในการประหยัดต้นทุนในกระบวนการพิมพ์ / ถ่ายสำเนา / จัดการเอกสารได้อย่างมาก เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานผ่านกระบวนการจัดการภายในที่ได้รับการปรับปรุง และการควบคุมและความปลอดภัยของข้อมูลที่เพิ่มขึ้น

“การทำงานร่วมกับแคนนอนช่วยให้เราได้เห็นถึงทีมงานมืออาชีพและมีประสบการณ์อย่างแท้จริง ตั้งแต่วิธีที่พวกเขาพยายามทำความเข้าใจสภาพแวดล้อมการทำงานของเรา ไปจนถึงบทบาทที่ปรึกษาที่พวกเขาทำตลอดกระบวนการทำงานทั้งหมด ทีมงานแคนนอนอยู่เคียงข้างเราในการก้าวไปข้างหน้าเสมอ เรามีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้รับการดูแลจากผู้ให้บริการโซลูชั่นที่ทุ่มเทและมีความรอบรู้เช่นนี้" ดร.กิตติ วงษ์ชวลิตกุล อธิการบดีมหาวิทยาลัยวงษ์ชวลิตกุล