Hadiputranto, Hadinoto & Partners (HHP) มีประสบการณ์ในการให้คำแนะนำด้านกฎหมายเกี่ยวกับการทำธุรกรรมขององค์กรและการค้าในหลากหลายอุตสาหกรรมมานานกว่าสองทศวรรษ ด้วยสถานะที่แข็งแกร่งในท้องถิ่น HHP ได้ทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างวัฒนธรรมองค์กรและวัฒนธรรมทางกฎหมายที่เป็นเอกลักษณ์ของอินโดนีเซียกับบริษัทขนาดใหญ่ทั้งในและต่างประเทศจำนวนมาก ในฐานะที่เป็นสมาชิกของ Baker & McKenzie International HHP จึงมักมีโอกาสทำงานร่วมกับบริษัทสมาชิกอื่น ๆ ทั่วโลกเพื่อจัดหาโซลูชันและแนวปฏิบัติทางกฎหมายระหว่างประเทศแบบบูรณาการอย่างต่อเนื่อง

ปัญหาด้านเอกสารที่ต้องเผชิญ
ในฐานะที่เป็นหนึ่งในสำนักงานกฎหมายชั้นนำของอินโดนีเซีย HHP มักต้องจัดการธุรกรรมขนาดใหญ่ที่มีระยะเวลายาวนานซึ่งเกี่ยวข้องกับกระบวนการทางเอกสารจำนวนมากไม่ว่าจะเป็นการจัดทำ การพิมพ์ การสแกน การทำสำเนา หรือการจัดรูปแบบ โดยลูกค้าจะจัดเตรียมต้นฉบับของเอกสารที่จำเป็น เช่น ใบรับรอง สัญญาตามข้อบังคับทางกฎหมาย หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ ส่วน HHP จะสแกนและ/หรือพิมพ์เป็นสำเนาออกมาเพื่อใช้ประกอบการทำงาน จากนั้นจะส่งต้นฉบับคืนให้กับลูกค้า ซึ่งกระบวนการจัดการเอกสารทั้งหมดจะมีเลขานุการบริษัทและทีมสนับสนุนด้านเอกสารเป็นผู้รับผิดชอบหลักในการดำเนินการ

เครื่องพิมพ์มักหยุดทำงานบ่อยครั้ง
HHP มีเครื่องพิมพ์รุ่นเก่าที่จัดซื้อและใช้งานมานานกว่า 13 ปีอยู่เป็นจำนวนมาก เครื่องพิมพ์เหล่านี้เริ่มมีปัญหาเนื่องจากฮาร์ดแวร์ใกล้หมดอายุการใช้งาน (EOL) ผนวกกับไม่ค่อยได้รับการสนับสนุนทางเทคนิคจากผู้ชาย ตลอดจนชิ้นส่วนอะไหล่และผงหมึกในท้องตลาดเริ่มมีราคาแพงขึ้นและหาซื้อได้ยากเนื่องจากของไม่มีสต็อก ทั้งหมดนี้จึงส่งผลให้ผู้ใช้มักประสบปัญหาจากการหยุดทำงานของเครื่องอยู่บ่อยครั้งจนทำให้เวิร์กโฟลว์ของ HHP ขาดประสิทธิภาพ 

การควบคุม การตรวจสอบและติดตามไม่เพียงพอ
ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา องค์กรทั่วโลกต่างมีความต้องการเกี่ยวกับความโปร่งใสทางบัญชีเพิ่มขึ้น ในขณะเดียวกัน HHP ได้พบว่าการคิดค่าบริการลูกค้าสำหรับการพิมพ์และการทำสำเนาให้ถูกต้องตามความเป็นจริงกลายเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อและเกิดความผิดพลาดเสมอ รวมถึงการตรวจสอบค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องและครบถ้วนนั้นทำได้ยาก ปัญหาทั้งหมดดังกล่าวมีสาเหตุสำคัญมาจากเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่ขาดฟังก์ชันที่สนับสนุนกระบวนการควบคุม การตรวจสอบและติดตามการใช้งานที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ

การตระหนักถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง
ความพยายามที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรและแสดงความรับผิดชอบต่อลูกค้า ทำให้ HHP เริ่มพิจารณาตัวเลือกต่างๆ เพื่อใช้ทดแทนเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่เดิม เมื่อได้รับการติดต่อ PT Samafitro (PTS) ซึ่งเป็นตัวแทนจำหน่ายที่ได้รับอนุญาตของแคนนอนในอินโดนีเซียจึงเสนอให้ทำการสำรวจองค์กรเกี่ยวกับการตั้งค่าและขั้นตอนการทำงานในปัจจุบันของเครื่องพิมพ์เป็นอันดับแรก จากนั้น PTS ได้นำข้อมูลจากการสำรวจไปปรับแต่งโซลูชันที่ช่วยให้ HHP บรรลุเป้าหมายทางการเงินและการดำเนินงาน 

มุ่งสู่สูตรสำเร็จHHP เริ่มใช้งานอุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน (MDF) ของแคนนอนจำนวน 21 เครื่องเพื่อทดแทนเครื่องพิมพ์เก่าที่มีอยู่ 24 เครื่อง ซึ่งทั้งหมดสามารถทำงานผสานกับเครือข่ายเดิมตลอดจนแพลตฟอร์มที่ใช้ทรัพยากรร่วมกันของ HHP ได้อย่างราบรื่น ผู้ใช้สามารถสแกน จัดเก็บ และแบ่งปันเอกสารได้อย่างง่ายดาย ด้วยความสามารถในการผลิตงานพิมพ์เฉลี่ยเกือบ 10,000 ชุดต่อเดือนต่ออุปกรณ์ และด้วยความเร็ว 25-40 ppm ทำให้เวิร์กโฟลว์ในส่วนของการจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นจากเดิม นอกจากนี้กลุ่มอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันใหม่ยังมีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายและให้งานพิมพ์คุณภาพสูง ดังนั้นภายในปีถัดมา HHP ได้มีการเพิ่มอุปกรณ์ MDF อีก 13 เครื่อง ซึ่งช่วยเสริมศักยภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

เพิ่มความรับผิดชอบของผู้ใช้
ความสามารถในการเข้าสู่ระบบและติดตามอุปกรณ์ช่วยให้ HHP สามารถตรวจสอบและจัดการค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งสามารถจัดทำข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับงานพิมพ์/ทำสำเนาแยกย่อยแต่ละงานเพื่อเรียกเก็บค่าบริการจากลูกค้าแต่ละรายได้อย่างถูกต้องเป็นที่ยอมรับของลูกค้า

ประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก
HHP พบว่าค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับผงหมึกลดลงอย่างมากถึง 96% และค่าใช้จ่ายต่องานพิมพ์ลดลง 27% เมื่อมองโดยภาพรวมแล้ว HHP สามารถประหยัดเงินได้ถึง 15-25% ต่อปีนับตั้งแต่เริ่มนำอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันของแคนนอนมาใช้

เอาชนะแรงต้านการเปลี่ยนแปลง
เช่นเดียวกับการนำสิ่งใหม่ๆ มาใช้ องค์กรของ HHP ประสบปัญหาจากการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงในระดับผู้ใช้จำนวนหนึ่ง เนื่องจากกลุ่มอุปกรณ์ใหม่มีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่แตกต่างไปจากที่เคย ทำให้พนักงานต้องเรียนรู้วิธีใช้งานอุปกรณ์ใหม่ ดังนั้น เพื่อลดปัญหานี้ ทีมสนับสนุนด้านเทคนิคของ PTS ได้จัดให้มีการฝึกอบรมผู้ใช้ในสถานที่อย่างครอบคลุมหลังการเริ่มนำอุปกรณ์ไปใช้งาน 

การสนับสนุนทางเทคนิคระดับยอดเยี่ยม
แคนนอนมีทีมสนับสนุนด้านเทคนิคที่มีประสบการณ์และเตรียมพร้อมให้ความช่วยเหลือตลอดเวลาสำหรับการจัดการบำรุงรักษาและการแก้ไขปัญหา ซึ่งช่วยให้พนักงานไอทีของ HHP สามารถทุ่มเทเวลาให้กับงานหลักของตนแทนการที่จะต้องคอยแก้ไขปัญหาของอุปกรณ์ใหม่ในแต่ละวัน

การต่อสู้ที่ได้มาซึ่งชัยชนะ
นอกเหนือจากการประหยัดค่าใช้จ่ายได้เป็นอย่างมากแล้ว การนำอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันใหม่มาใช้ยังช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถควบคุมและจัดการค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์และการทำสำเนาได้ดียิ่งขึ้น ความยากลำบากในกระบวนการจัดการเอกสารในแต่ละวันของผู้ใช้กลายเป็นอดีต และแผนกไอทีสามารถให้ความใส่ใจกับความรับผิดชอบหลักของพวกเขาได้มากขึ้น