Singapore Press Holdings (SPH) ได้รับการยอมรับว่าเป็นหนึ่งในองค์กรสื่อชั้นนำของเอเชียที่มีการดำเนินธุรกิจในสื่อสิ่งพิมพ์ สื่อใหม่ โทรทัศน์ วิทยุ สื่อกลางแจ้ง และทรัพย์สิน และปัจจุบันองค์กรมีพนักงานประมาณ 4,000 คน โดย 1,000 คนเป็นนักข่าวและผู้สื่อข่าวทั่วโลก

จากขนาดขององค์กร นอกเหนือจากที่บางแผนกต้องมีการทำงานตลอดเวลาแล้ว การจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพก็ถือเป็นหนึ่งในการดำเนินงานที่ SPH ให้ความสำคัญสูงสุด นี่จึงเป็นเหตุผลหนึ่งที่องค์กรเพิ่งได้ทำการปรับปรุงอุปกรณ์ที่ทำงานทั้งที่เป็นแบบฟังก์ชันเดี่ยวและแบบมัลติฟังก์ชัน (MFD) เพื่อช่วยให้การดำเนินงานประจำวันขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น

อย่างไรก็ตาม Maxine Tan รองประธานบริหารของแผนกจัดซื้อจัดจ้างในฝ่ายบริการการเดินทางและสำนักงานของ SPH กล่าวไว้ว่าขนาดขององค์กรก็ไม่ใช่สาเหตุของปัญหาเสมอไป

ช่วงเวลาที่ยากลำบาก

งานของ Maxine คือการประสานงานด้านการจัดซื้อจัดจ้างและการเดินทางสำหรับพนักงานของ SPH ตลอดจนบริการในส่วนสำนักงานที่จำเป็น เช่น ห้องจดหมาย การขนส่ง และกิจกรรมต่างๆ ดังนั้น เธอจึงมีประสบการณ์ตรงมากมายเกี่ยวกับการจัดการเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ อย่างน้อยก็ก่อนที่จะมีการปรับปรุงอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันต่างๆ

ตัวอย่างเช่น อัตราส่วนพนักงานต่อเครื่องพิมพ์ที่ไม่เหมาะสม ส่งผลให้มีจำนวนเครื่องพิมพ์มากเกินจำนวนผู้ใช้ ในขณะเดียวกัน Maxine ยังชี้ให้เห็นว่าขยะกระดาษถือว่าเป็นปัญหาใหญ่ขององค์กร “เป็นการยากที่จะบังคับให้ทั้งองค์กรพิมพ์เอกสารโดยใช้ทั้ง 2 ด้านของกระดาษ และงานพิมพ์ออกจากเครื่องมักถูกทิ้งไว้ในสำนักงานโดยไม่มีการเก็บ” นอกจากการสิ้นเปลืองกระดาษแล้ว Maxine ยังคาดว่าปัญหาเหล่านี้นำไปสู่การเผชิญกับปัญหาช่องโหว่ด้านความปลอดภัย โดยกล่าวว่า “การขาดระบบการยืนยันตัวตนบนอุปกรณ์ยังหมายความว่าทุกคนสามารถพิมพ์และดูเอกสารที่เป็นความลับได้ หากเอกสารเหล่านั้นถูกปล่อยทิ้งไว้ที่เครื่องพิมพ์”

Maxine คิดว่าว่าบางทีปัญหาใหญ่ที่สุดอาจเป็นเพราะว่า SPH มีเครื่องพิมพ์ที่ซื้อมาจากผู้ขายหลายรายเกินไป เพราะนอกเหนือจากการที่ต้องประสานงานกับบริษัทและช่างซ่อมบำรุงหลายแห่งแล้ว ยังมีเรื่องของความซับซ้อนยุ่งยากในการใช้งานตามมาเป็นปัญหาประจำวันของ Maxine อีกด้วย ซึ่งเธอได้เสริมว่า "นอกจากไดรเวอร์ของเครื่องพิมพ์ที่แตกต่างกันสำหรับรุ่นต่างๆ แล้วเรายังต้องเผชิญกับความท้าทายในการจัดคิวการพิมพ์ที่แตกต่างกันตามระบบปฏิบัติการอีกด้วย"

โซลูชันแบบบูรณาการ

ทุกอย่างได้เปลี่ยนไปเมื่อเราเปลี่ยนเครื่องพิมพ์ทั้งหมดให้เป็นผลิตภัณฑ์ของแคนนอน

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้อุปกรณ์หลายเครื่องในการจัดการงานพิมพ์และสแกนแบบเดิมๆ ผลิตภัณฑ์ MFD ของแคนนอนที่ติดตั้ง uniFLOW ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การจัดการที่เป็นเอกสิทธิ์เฉพาะของแคนนอนจะทำหน้าที่ช่วยติดตาม จัดการงานพิมพ์และการสแกนเอกสารจากเครื่องพิมพ์ทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์กร ซึ่งนั่นทำให้ใช้เวลาน้อยลงในกระบวนการพิมพ์เอกสารและมีเวลามากขึ้นเพื่อทุ่มเทให้กับการทำงานที่สำคัญจริง ๆ ความสามารถในการตรวจสอบการใช้งานของ uniFLOW ยังเป็นการช่วยลดของเสียจากการทำงานให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากต่อผลกำไรในระยะยาว 

สำหรับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล เครื่องพิมพ์ของแคนนอนยังเพิ่มคุณสมบัติตรวจสอบความรับผิดชอบและความปลอดภัยของเอกสารในทุกขั้นตอน คุณสมบัติของฟังก์ชันการยืนยันตัวตนของ uniFLOW ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้ที่สามารถพิมพ์ สแกน และนำข้อมูลที่เป็นความลับจากอุปกรณ์ได้จะต้องเป็นบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ซึ่งเป็นการปิดช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่สำคัญที่องค์กรอื่นๆ มักจะมองข้าม

สายผลิตภัณฑ์ของแคนนอนแม้จะมีคุณภาพน่าประทับใจ แต่ก็ไม่ต่างจากของรายอื่นเท่าใดนัก ซึ่งสิ่งที่ทำให้แบรนด์แคนนอนแตกต่างจากรายอื่นอย่างแท้จริงก็คือพนักงานบริการที่อยู่ด่านหน้า

การจัดการกลุ่มผลิตภัณฑ์แบบแบบบูรณาการนี้ช่วยให้ SPH สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานได้โดยการติดต่อกับผู้ขายเพียงรายเดียว นอกจากนี้แคนนอน สิงคโปร์ ยังได้มอบหมายวิศวกร 2 คน ให้เข้ามาประจำการที่ศูนย์ข่าวของ SPH และเมื่อไหร่ที่มีปัญหา วิศวกรของแคนนอน สิงคโปร์จะเข้ามาดูแลภายใน 15 นาที นี่ถือว่าเป็นบริการที่มีค่าอย่างยิ่งสำหรับเราเนื่องจากศูนย์ข่าวต้องทำงานตลอดเวลา

อย่างไรก็ตาม การแก้ปัญหาการทำงานของสำนักงานด้วยการซื้ออุปกรณ์ใหม่เพียงอย่างเดียวนั้นยังไม่ถือว่าเพียงพอ

การเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ MFD นั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องอาศัยความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าจากฝ่ายบริหารของ SPH ในการสนับสนุนความคิดริเริ่มนี้ เมื่อทีมงานโครงการได้เริ่มโปรแกรมการจัดการการเปลี่ยนแปลงให้กับทั้งบริษัท พวกเขาเริ่มต้นด้วยการทำให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกตื่นเต้นโดยการสร้างสรรค์โฆษณาเปิดตัวโครงการที่กำลังจะเกิดขึ้น พร้อมทั้งให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับประโยชน์หลักของ MFD และให้ผู้ประสานงานแผนกต่างๆ ทั้งหมดของบริษัทมีส่วนร่วมกับแนวคิดนี้ ดังนั้น วิศวกรของแคนนอน สิงคโปร์ที่ประจำหน้าที่อยู่ใน SPH จึงจัดเซสชันการฝึกอบรมสำหรับพนักงานของ SPH เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถของอุปกรณ์ได้ นอกจากนี้ยังมีการจัดการฝึกอบรมต่างหากให้กับนักข่าวภาคสนามเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในองค์กรจะได้รับประโยชน์จาก MFD

แม้ว่าการเปลี่ยนอุปกรณ์การพิมพ์ทั้งหมดของบริษัทจะเป็นเรื่องที่ทำได้ยากลำบาก แต่ Maxine ก็เชื่อว่านี่จะเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้องในท้ายที่สุด “ตั้งแต่เริ่มแรก สมาชิกในทีมโครงการของแคนนอนได้แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นและความเป็นมืออาชีพในการทำงานร่วมกัน รวมถึงการรับประกันการนำอุปกรณ์ใหม่เข้าไปทดแทนอุปกรณ์เก่าทั้งหมดทันทีได้อย่างราบรื่นอีกด้วย” เธอได้กล่าวเสริมไว้ในตอนท้าย