Ferrero Asia
สิ่งที่ผมชอบมากที่สุดก็คือความสามารถในการเข้าถึงเทคโนโลยี เพราะทันทีที่สแกนเอกสาร เอกสารเหล่านั้นก็จะถูกแปลงไปเป็นข้อมูลดิจิทัลเกือบจะในทันที ช่วยให้เราสามารถบันทึกไฟล์ของเราได้อย่างเป็นระเบียบและมีระบบ ปัจจุบันเราสามารถรับข้อมูลได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง
Mr. Au Yang Sian
Head of Supply Chain and Logistics
Ferrero Asia
สรุปโดยภาพรวม
บททดสอบ
- มีเอกสารที่ต้องจัดการจำนวนมาก
- ใช้เวลานานมากในการค้นหาเอกสารฉบับพิมพ์ด้วยตนเอง
- ประสิทธิภาพการผลิตงานอยู่ในระดับต่ำเนื่องจากเสียเวลาไปกับการดำเนินการ
- ปริมาณการใช้กระดาษเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
การแก้ไข
- โซลูชั่นการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ Therefore™
ผลลัพธ์
- ขั้นตอนการค้นหาเอกสารที่ง่ายขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตงานด้วยเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล
- พนักงานสามารถย้ายไปทำงานหน้าที่อื่นที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับลูกค้า
- ลดคาร์บอนฟุตพริ้นท์
ภาพรวมธุรกิจ
Ferrero เป็นแบรนด์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด โดยมีช็อกโกแลต Ferrero Rocher, Kinder และ Nutella เฮเซลนัทสเปรดแสนอร่อยเป็นผลิตภัณฑ์ขึ้นชื่อ บริษัทเริ่มต้นธุรกิจเล็กๆ ที่อิตาลีในปี 1946 จากนั้นกลุ่มบริษัทได้เติบโตขึ้นอย่างก้าวกระโดดด้วยวิสัยทัศน์ที่ก้าวหน้าและเป็นสากลที่ให้ความสำคัญกับบุคลากรและผลิตภัณฑ์มาเป็นอันดับแรก ปัจจุบันมีสำนักงานอยู่ใน 55 ประเทศ และมีสำนักงานใหญ่ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกอยู่ในสิงคโปร์
ความท้าทาย
เผชิญกับเอกสารจำนวนมหาศาล
ในขณะที่ธุรกิจในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกเติบโตอย่างต่อเนื่อง Ferrero Asia จำเป็นต้องสร้างสรรค์นวัตกรรมเพื่อจัดการกับกระแสธุรกิจที่ท้าทายขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งครอบคลุมทั้งการจัดการผลิตภัณฑ์ การวางแผนและการจัดหา การจัดการด้านโลจิสติกส์ การนำเข้าและส่งออก ตลอดจนถึงการบริการลูกค้า ภาระการจัดการข้อมูลจำนวนมากในรูปแบบของเอกสารและอีเมลที่ต้องเกิดขึ้นเป็นประจำทุกวันเป็นงานที่หนัก ลำบาก และน่าเบื่อ รวมถึงมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากผู้ปฏิบัติงาน
กระบวนการสืบค้นข้อมูลที่ยุ่งยาก
กระบวนการสืบค้นข้อมูลใช้เวลานานและน่าเบื่อพอๆ กัน พนักงานต้องเริ่มที่การเข้าสเปรดชีตก่อนเพื่อค้นหาตำแหน่งของเอกสารที่ต้องการ จากนั้นต้องไปดึงกล่องที่เก็บเอกสารออกมาและต้องค้นหาทั้งกล่องเพื่อหาเอกสารนั้นด้วยตัวเอง ขั้นตอนนี้อาจกินใช้เวลาถึง 5 วันในช่วงที่มีงานเข้ามามากที่สุด
ความกังวลต่อสิ่งแวดล้อม
การพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษสำหรับการดำเนินงานในแต่ละวัน ส่งผลให้การใช้กระดาษของ Ferrero Asia เพิ่มขึ้นตามการเติบโตของธุรกิจ ขั้นตอนการทำงานที่ใช้กระดาษเป็นหลักนี้ไม่เพียงแต่เป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจเท่านั้น แต่ยังขัดขวางความมุ่งมั่นในนโยบายการลดผลกระทบด้านลบต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย
การแก้ปัญหา
ยกระดับประสิทธิภาพการทำงานผ่านการจัดเก็บและการเรียกค้นข้อมูลดิจิทัล
ด้วยการนำโซลูชั่นการจัดการเอกสาร ThereforeTM ของแคนนอนมาใช้ เอกสารที่เป็นกระดาษจะถูกแปลงเป็นดิจิทัล จัดเก็บ จัดการและแจกจ่ายได้อย่างราบรื่น และด้วยเทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) จึงสามารถหาสามารถค้นหาและเรียกดูเอกสารที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย โดยพนักงานเพียงใช้คีย์เวิร์ดอย่างง่ายในการค้นหา เอกสารที่เกี่ยวข้องก็จะถูกดึงออกมา ช่วยลดเวลาและกำลังคนไปได้อย่างมาก
ผลลัพธ์
การสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับลูกค้าและพนักงาน
เมื่อเอกสารที่ต้องจัดการประจำลดลงอย่างมาก พนักงานจึงสามารถให้บริการอื่นที่มีมูลค่าเพิ่มแก่ลูกค้าได้ Ferrero Asia เล็งเห็นถึงศักยภาพในการเพิ่มทักษะให้กับพนักงานและปรับพวกเขาไปทำหน้าที่ทางธุรกิจอื่นๆ ซึ่งรวมถึงการทบทวนธุรกิจกับลูกค้ารายสำคัญ การทำงานร่วมกันกับทีมบริหารการขนส่งและทีมขายเพื่อมอบโซลูชั่นที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการของลูกค้า ดังนั้นจึงนับว่าการนำโซลูชั่นการจัดการเอกสารมาใช้เป็นการช่วยขยายโอกาสให้พนักงานเติบโต มีพัฒนาการและความก้าวหน้าในอาชีพ
ลดขนาดของคาร์บอนฟุตพริ้นท์
เพื่อให้สอดคล้องกับความมุ่งมั่นของกลุ่มบริษัทในการให้ความเคารพและปกป้องสิ่งแวดล้อม Ferrero Asia สามารถลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์จากการลดปริมาณการใช้กระดาษลงได้อย่างมาก ปัจจุบันพนักงานใช้เอกสารดิจิทัลในการจัดส่งแทนการพิมพ์เอกสาร ทำให้กระบวนการนี้ราบรื่นและยั่งยืนมากขึ้น
การบริการหลังการขายที่ยอดเยี่ยม
ประสบการณ์ของทีม Ferrero Asia ที่ทำงานกับแคนนอน สิงคโปร์นั้นน่าประทับใจมาก ทีมงานแคนนอนตอบสนองและมอบเชื่อมั่นในการจัดการกับความท้าทายที่ต้องเผชิญ ทั้งสองฝ่ายได้สร้างความเข้าใจและความไว้วางใจซึ่งกันและกันอันมีความสำคัญต่อการนำโซลูชั่นไปใช้อย่างราบรื่น
มุ่งมั่นการเป็นพันธมิตรระยะยาว
นับตั้งแต่นำ ThereforeTM มาใช้ในการดำเนินงาน ภาระในกระบวนการจัดการอกสารของ Ferrero Asia ได้ลดลงถึง 50% และระดับผลิตภาพขององค์กรเพิ่มขึ้นอีก 20% ในระยะต่อไป Ferrero Asia ตั้งเป้าที่จะนำโซลูชั่นการจัดการเอกสารนี้ไปใช้ในส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้เอกสารอย่างมาก เช่นฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และฝ่ายการเงิน นอกจากนี้ยังมีแผนที่จะทำงานร่วมกับผู้จัดจำหน่ายของตนเองในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง